Datenschutzerklärung

zur Nutzung des Cleveren Hilfssystems zur Rückverfolgung von Internverpflegung und Strichlisten (CHRIS)

Der Feuerwehrverein Werdau e.V. erhebt und verarbeitet im Rahmen der internen Getränke- und Verpflegungsabrechnung personenbezogene Daten der Mitglieder der Freiwilligen Feuerwehr Werdau und des Feuerwehrverein Werdau e.V. auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

1. Verantwortlicher

Feuerwehrverein Werdau e.V.
Sankt-Florian-Straße 1
08412 Werdau
E-Mail: vorstand@fwv-werdau.de

2. Verarbeitete Daten

• Vor- und Nachname
• Benutzerkennung
• Passwort (verschlüsselt gespeichert, nicht im Klartext)
• Buchungen (inkl. Zeitstempel und Standortinformation des genutzten Scanners)
• Zahlungsstatus und Guthabenstand
• Automatisch generierter QR-Code zur Zahlungsabwicklung und Kontostandsabfrage
• Optional: E-Mail-Adresse (nur bei Wunsch nach Benachrichtigungen)
• Optional: NFC-Transponder (z.B. Feuerwehr-Zugangsschlüssel)

Für die Nutzung freiwilliger Funktionen werden bei der Registrierung gesonderte Einwilligungen abgefragt.

3. Zweck der Verarbeitung

Das System dient der Verwaltung der Getränke- und Verpflegungsabrechnung sowohl für den Feuerwehrverein Werdau e.V. als auch für die Ortsfeuerwehr Werdau der Freiwilligen Feuerwehr Werdau. Es umfasst die Buchung, Abrechnung, Anzeige von Guthaben und freiwillige Funktionen wie Benachrichtigungen und statistische Auswertungen.

4. Weitergabe der Daten

Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte. Zugriff haben ausschließlich berechtigte Personen im Feuerwehrverein (z.B. Vorstand, Abteilung Verpflegung).

5. Speicherdauer

Buchungsdaten mit Standortangabe werden bis zum 31. März des Folgejahres gespeichert. Danach erfolgt die Löschung, sofern kein Klärungsbedarf besteht. Nach Austritt aus der Feuerwehr oder dem Verein können personenbezogene Daten auf Wunsch gelöscht werden, sofern keine offenen Forderungen oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

6. Betroffenenrechte

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung
• Widerspruch
• Datenübertragbarkeit

Einwilligungen (z.B. E-Mail, NFC, Statistik) können jederzeit widerrufen werden.
Der Widerruf kann per E-Mail an vorstand@fwv-werdau.de erfolgen.

7. Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, bei freiwilligen Angaben Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

8. Technische Umsetzung und Datensicherheit

Die Daten werden auf Servern der Firma OVTec im Rechenzentrum „noris RZ München Ost“ gespeichert. Zugriffsberechtigt sind der technische Administrator, der Vereinsvorstand und die Leitung der Abteilung Verpflegung. Backups erfolgen regelmäßig und verschlüsselt.

Zur Absicherung der Benutzerkonten wird das Hashverfahren scrypt verwendet. Passwörter sind nicht im Klartext einsehbar.

9. Änderungen der Datenschutzerklärung

Änderungen werden per E-Mail sowie systemintern bekannt gegeben. Gültig ist stets die im System veröffentlichte aktuelle Version.

Stand: Juni 2026